ثبت سفارش کالا یکی از مهمترین و در عین حال حساسترین مراحل در فرآیند واردات رسمی به کشور است. هر شخص حقیقی یا حقوقی که قصد واردات تجاری کالا به ایران را دارد، پیش از هر اقدامی در زمینه حمل، پرداخت یا ترخیص، موظف است فرآیند ثبت سفارش کالا را مطابق مقررات جاری کشور انجام دهد. این فرآیند به صورت متمرکز در سامانه جامع تجارت (NTSW) و تحت نظارت وزارت صنعت، معدن و تجارت انجام میشود و نقش کلیدی در کنترل جریان واردات، تخصیص ارز، اخذ مجوزها و در نهایت ترخیص کالا از گمرک دارد.
بسیاری از واردکنندگان، بهویژه افراد تازهکار، به دلیل عدم آشنایی با مراحل ثبت سفارش، اصطلاحات سامانه، مدارک مورد نیاز و خطاهای رایج، با رد شدن درخواست، تأخیر طولانی یا حتی متحمل شدن هزینههای سنگین مواجه میشوند. هدف این راهنمای جامع، ارائه یک آموزش کامل، مرحلهبهمرحله و کاربردی از ثبت سفارش کالا است؛ بهگونهای که پس از مطالعه آن، دید روشنی از مسیر قانونی واردات، الزامات سامانه جامع تجارت و خروجی نهایی این فرآیند داشته باشید.
در این مقاله، علاوه بر توضیح مفهوم ثبت سفارش کالا، به بررسی دقیق مراحل، مدارک، هزینهها، مدت زمان، خطاهای رایج، تفاوت اشخاص حقیقی و حقوقی و نقش شماره ۸ رقمی ثبت سفارش خواهیم پرداخت. این محتوا بر اساس تجربه عملی در حوزه بازرگانی و مقررات بهروز تدوین شده و میتواند بهعنوان یک مرجع کامل برای واردکنندگان مورد استفاده قرار گیرد.
ثبت سفارش کالا به فرآیند اعلام رسمی قصد واردات یک کالا به کشور از طریق سامانه جامع تجارت گفته میشود. در این فرآیند، واردکننده مشخصات کامل کالا، فروشنده خارجی، ارزش معامله، روش تأمین ارز، مبدا حمل و سایر اطلاعات مرتبط را در سامانه ثبت میکند. پس از بررسی و تأیید این اطلاعات توسط مراجع ذیربط، مجوز قانونی واردات صادر شده و امکان ادامه مراحل واردات فراهم میشود.
از منظر قانونی، ثبت سفارش کالا یک الزام صریح برای واردات تجاری است و بدون انجام آن، هیچ کالایی امکان ترخیص رسمی از گمرک را نخواهد داشت. گمرک جمهوری اسلامی ایران، بانک مرکزی، سازمانهای مجوزدهنده و حتی شرکتهای حملونقل، همگی شماره ثبت سفارش را بهعنوان مبنای بررسی و کنترل فرآیند واردات در نظر میگیرند.
اهمیت ثبت سفارش کالا تنها به جنبه قانونی محدود نمیشود. این فرآیند نقش مهمی در مدیریت منابع ارزی کشور، کنترل ورود کالاهای ممنوعه یا مشروط، رعایت استانداردها و شفافسازی تجارت خارجی ایفا میکند. به همین دلیل، ثبت سفارش کالا نهتنها یک اقدام اداری، بلکه یکی از اصلیترین ارکان واردات رسمی محسوب میشود
به آدرس https://www.ntsw.ir (سامانه جامع تجارت ایران) انتقال پیدا کرده است، ثبت نماید. .کلیه اشخاصی که قصد واردات کالا بهصورت تجاری به کشور را دارند، مشمول الزام ثبت سفارش کالا هستند. این موضوع شامل اشخاص حقیقی (افراد) و اشخاص حقوقی (شرکتها) میشود. تفاوت اصلی این دو گروه، در نوع مدارک، سطح مجوزها و میزان مسئولیت قانونی آنهاست، اما اصل الزام ثبت سفارش برای هر دو یکسان است.
اشخاص حقوقی مانند شرکتهای بازرگانی، تولیدی یا تجاری، معمولاً بخش عمدهای از واردات کشور را انجام میدهند. این شرکتها باید دارای کارت بازرگانی معتبر، پرونده فعال در سامانه جامع تجارت و مجوزهای مرتبط با فعالیت خود باشند. ثبت سفارش کالا برای اشخاص حقوقی معمولاً ساختارمندتر است، اما در عین حال نیازمند دقت بیشتری در ارائه اطلاعات و مستندات است.
اشخاص حقیقی نیز در صورتی که قصد واردات تجاری داشته باشند، ملزم به انجام ثبت سفارش کالا هستند. البته واردات غیرتجاری یا مسافری مشمول فرآیند ثبت سفارش نمیشود، اما تشخیص تجاری یا غیرتجاری بودن کالا بر عهده مراجع رسمی است و در صورت تشخیص واردات تجاری، عدم ثبت سفارش میتواند منجر به ضبط کالا یا جریمههای سنگین شود.
سامانه جامع تجارت که با نام اختصاری NTSW شناخته میشود، بستر الکترونیکی رسمی کشور برای مدیریت فرآیندهای تجارت داخلی و خارجی است. ثبت سفارش کالا، بهعنوان یکی از مهمترین ماژولهای این سامانه، کلیه اطلاعات مربوط به واردات کالا را بهصورت یکپارچه در اختیار وزارت صمت، بانک مرکزی، گمرک و سایر نهادهای ذیربط قرار میدهد.
در فرآیند ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت، واردکننده باید اطلاعات دقیقی مانند شناسه کالا، شرح کالا، کد تعرفه گمرکی (HS Code)، ارزش فاکتور، کشور مبدا، فروشنده خارجی، روش تأمین ارز و نوع معامله را ثبت کند. هرگونه اشتباه یا مغایرت در این اطلاعات میتواند منجر به رد درخواست یا بروز مشکل در مراحل بعدی واردات شود.
یکی از مزایای مهم ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت، شفافیت و یکپارچگی اطلاعات است. این سامانه بهگونهای طراحی شده که پس از تأیید ثبت سفارش، اطلاعات آن مستقیماً در اختیار گمرک و بانک قرار میگیرد و نیازی به ارائه دستی بسیاری از اسناد وجود ندارد. با این حال، همین یکپارچگی باعث شده که دقت در ثبت اطلاعات، اهمیت بسیار بالایی داشته باشد
ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت شامل چند مرحله مشخص و بههمپیوسته است. آشنایی با این مراحل و انجام صحیح هر گام، از بروز خطا، رد درخواست و تأخیر در فرآیند واردات جلوگیری میکند. در ادامه، مراحل ثبت سفارش کالا را بهصورت کامل و عملی بررسی میکنیم.
در نخستین گام، واردکننده باید با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود وارد سامانه جامع تجارت به نشانی رسمی nt.sw.ir شود. برای اشخاص حقوقی، ورود معمولاً از طریق حساب کاربری شرکت انجام میگیرد و اطلاعات نماینده قانونی در سامانه ثبت شده است.
در صورت کامل نبودن پروفایل کاربری، سامانه اجازه ادامه فرآیند ثبت سفارش کالا را نمیدهد. بنابراین پیش از شروع، باید بخشهای مربوط به اطلاعات هویتی، کارت بازرگانی و نقش کاربر بهطور کامل تکمیل و تأیید شده باشد.
خطای رایج: عدم تطابق اطلاعات کارت بازرگانی با اطلاعات ثبتشده در سامانه.
نکته تجربی: قبل از هر ثبت سفارش جدید، وضعیت اعتبار کارت بازرگانی را بررسی کنید.
در این مرحله، سامانه جامع تجارت اطلاعات کارت بازرگانی واردکننده را دریافت و بررسی میکند. این اطلاعات شامل نوع کارت، تاریخ اعتبار، زمینه فعالیت و نقش تجاری (واردکننده، تولیدکننده و...) است.
برای اشخاص حقوقی، ثبت صحیح نقش شرکت اهمیت زیادی دارد، زیرا برخی کالاها فقط توسط شرکتهای دارای زمینه فعالیت مشخص قابل ثبت سفارش هستند.
خطای رایج: انتخاب نقش تجاری اشتباه یا عدم تطابق زمینه فعالیت.
نکته تجربی: در صورت تغییر زمینه فعالیت شرکت، ابتدا اطلاعات را در سامانه اصلاح کنید.
در این مرحله، واردکننده باید مشخصات کامل کالای مورد نظر را در سامانه ثبت کند. این اطلاعات شامل شناسه کالا، شرح فنی کالا، کد تعرفه گمرکی (HS Code)، تعداد، ارزش واحد و کشور مبدا است.
دقت در انتخاب شناسه کالا اهمیت بسیار زیادی دارد، زیرا بسیاری از مجوزها و محدودیتها بهصورت سیستمی بر اساس این شناسه اعمال میشوند. اشتباه در این بخش از رایجترین دلایل رد شدن ثبت سفارش کالا است.
خطای رایج: عدم تطابق شناسه کالا با شرح کالا یا کد تعرفه.
نکته تجربی: قبل از ثبت نهایی، اطلاعات کالا را با پروفرما و لیست تعرفه تطبیق دهید.
پس از ثبت اطلاعات کالا، نوبت به انتخاب روش تأمین ارز میرسد. در این بخش، واردکننده باید مشخص کند که تأمین ارز از چه طریقی انجام خواهد شد؛ مانند ارز بانکی، ارز نیمایی، ارز حاصل از صادرات یا ارز متقاضی.
انتخاب روش تأمین ارز بر زمانبندی، هزینهها و حتی امکان تأیید ثبت سفارش کالا تأثیر مستقیم دارد. برخی کالاها فقط با روشهای خاصی از تأمین ارز قابل ثبت سفارش هستند.
خطای رایج: انتخاب روش تأمین ارزی که با نوع کالا سازگار نیست.
نکته تجربی: قبل از انتخاب روش ارز، بخشنامههای مرتبط با کالای مورد نظر را بررسی کنید.
در این مرحله، سامانه جامع تجارت بهصورت سیستمی بررسی میکند که کالای مورد نظر نیاز به چه مجوزهایی دارد. این مجوزها میتواند شامل مجوز وزارت صمت، سازمان استاندارد، بهداشت، قرنطینه یا سایر نهادهای مرتبط باشد.
عدم دریافت بهموقع مجوزها موجب توقف فرآیند ثبت سفارش کالا میشود. برخی مجوزها بهصورت برخط صادر میشوند و برخی دیگر نیازمند بررسی دستی هستند که زمانبر خواهد بود.
خطای رایج: ارسال ناقص مدارک برای دریافت مجوز.
نکته تجربی: مدارک هر مجوز را از قبل آماده داشته باشید.
پس از دریافت مجوزهای لازم، واردکننده باید کارمزد مربوط به ثبت سفارش کالا را در سامانه پرداخت کند. این هزینه شامل کارمزدهای دولتی و سیستمی است و پرداخت آن پیشنیاز صدور نهایی ثبت سفارش محسوب میشود.
بدون پرداخت موفق کارمزد، ثبت سفارش در وضعیت نهایی قرار نمیگیرد و شماره ثبت سفارش صادر نخواهد شد.
خطای رایج: ناموفق بودن پرداخت یا عدم ثبت پرداخت در سامانه.
نکته تجربی: پس از پرداخت، وضعیت ثبت سفارش را مجدداً بررسی کنید.
پس از طی موفقیتآمیز تمامی مراحل فوق، سامانه جامع تجارت یک شماره ۸ رقمی بهعنوان شماره ثبت سفارش کالا صادر میکند. این شماره نشاندهنده تأیید رسمی درخواست بوده و در تمامی مراحل بعدی واردات، از جمله تخصیص ارز، حمل و ترخیص کالا، مورد استفاده قرار میگیرد.
شماره ثبت سفارش دارای اعتبار زمانی مشخص است و در صورت عدم اقدام بهموقع، ممکن است منقضی شود. بنابراین برنامهریزی صحیح پس از دریافت این شماره اهمیت زیادی دارد.
نکته مهم: بدون شماره ۸ رقمی ثبت سفارش، هیچگونه اقدام رسمی برای واردات امکانپذیر نیست.
انواع ثبت سفاش بر مبنای روش پرداخت
و انواع ثبت سفارش بر اساس نوع کارت بازرگانی
یکی از دلایل اصلی رد شدن یا طولانی شدن فرآیند ثبت سفارش کالا، ناقص یا نادرست بودن مدارک است. سامانه جامع تجارت اطلاعات واردشده را بهصورت سیستمی راستیآزمایی میکند و در صورت وجود هرگونه مغایرت، پرونده ثبت سفارش وارد وضعیت تعلیق یا رد میشود. در ادامه، مدارک مورد نیاز برای ثبت سفارش کالا را بهصورت کامل بررسی میکنیم.
نکته اجرایی: توصیه میشود پیش از شروع ثبت سفارش، تمامی مدارک فوق بهصورت فایلهای آماده در دسترس باشند.
هزینه ثبت سفارش کالا شامل مجموعهای از کارمزدهای دولتی و سیستمی است که در سامانه جامع تجارت دریافت میشود. برخلاف تصور برخی واردکنندگان، ثبت سفارش کالا فرایندی رایگان نیست و عدم پرداخت کامل هزینهها مانع از صدور نهایی ثبت سفارش خواهد شد.
مهمترین هزینههای مرتبط با ثبت سفارش کالا شامل موارد زیر است:
میزان دقیق این هزینهها بسته به نوع کالا، ارزش پروفرما، روش تأمین ارز و مجوزهای مورد نیاز متغیر است و در زمان ثبت درخواست بهصورت سیستمی محاسبه و اعلام میشود.
نکته مهم: پرداخت هزینه ثبت سفارش صرفاً بهمعنای تأیید نهایی نیست و همچنان تطابق اطلاعات و اخذ مجوزها شرط صدور شماره ثبت سفارش خواهد بود.
مدت زمان ثبت سفارش کالا به عوامل مختلفی بستگی دارد و نمیتوان برای همه پروندهها یک بازه زمانی ثابت در نظر گرفت. با این حال، در شرایط عادی و با کامل بودن مدارک، ثبت سفارش میتواند در بازهای نسبتاً مشخص انجام شود.
در مجموع، اگر پرونده نیاز به مجوزهای خاص نداشته باشد، ثبت سفارش کالا میتواند طی ۳ تا ۵ روز کاری نهایی شود. اما در کالاهای مشروط یا حساس، این زمان ممکن است به چند هفته افزایش یابد.
نکته تجربی: بیشترین تأخیرها معمولاً به دلیل اخذ مجوزها یا مغایرت اطلاعات کالا اتفاق میافت
از طریق آدرس ntsw.ir وارد سایت سامانه جامع تجارت شوید
اگر در گذشته در این سامانه ثبت نام کرده اید گزینه ( در سامانه ثبت سفارش عضویت دارم ) را انتخاب کنید و سپس با وارد کردن کد ملی و رمز عبور وارد سایت شوید.
اگر برای اولین بار است وارد سایت می شوید، گزینه ( در سامانه ثبت سفارش عضویت ندارم ) را انتخاب و اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی،نام پدر، شماره شناسنامه، کدملی، آدرس ، شماره تلفن همراه را وارد می کنید.
گروه بازرگانی طاها فیدار خلیج فارس به عنوان یکی از گروه های با تجربه,معتبر و کاردان در زمينه ارائه تمامی خدمات بازرگانی و گمرکی از جمله ترخیص کالا، صادرات، واردات، مشاوره بازرگانی، ثبت سفارش کالا و ... می باشد تا ترخیص کالا از گمرک را برای شما عزیزان با استفاده از آخرین قوانین و مقررات جاری بازرگانی و بخش نامه های گمرکی توسط ترخیص کار گمرک به صورت اطمینان بخش و با کمترین زمان ممکن انجام دهد.
بسیاری از مشکلاتی که واردکنندگان در فرآیند واردات با آن مواجه میشوند، ریشه در اشتباهات مرحله ثبت سفارش کالا دارد. این خطاها معمولاً ناشی از بیتجربگی، عدم آشنایی با سامانه جامع تجارت یا تغییرات مقرراتی است. در ادامه، مهمترین و پرتکرارترین خطاهای ثبت سفارش کالا را بررسی میکنیم.
کد تعرفه گمرکی مبنای اصلی تشخیص نوع کالا، میزان حقوق ورودی و الزام به اخذ مجوزها است. انتخاب اشتباه این کد میتواند منجر به رد ثبت سفارش، تغییر مجوزها یا بروز اختلاف در گمرک شود.
یکی از حساسترین موارد در بررسی ثبت سفارش کالا، تطابق کامل اطلاعات پروفرما اینویس با اطلاعات واردشده در سامانه است. اختلاف در قیمت، تعداد، شرح کالا یا کشور مبدا از دلایل اصلی رد درخواست محسوب میشود.
ثبت سفارش کالا دارای اعتبار زمانی مشخص است. در صورت عدم انجام اقدامات بعدی مانند تخصیص ارز یا حمل کالا، ثبت سفارش منقضی شده و نیاز به تمدید یا ثبت درخواست جدید خواهد بود.
برخی کالاها در بازههای زمانی خاص مشمول ممنوعیت یا محدودیت وارداتی میشوند. عدم بررسی بخشنامههای روز میتواند باعث توقف کامل فرآیند شود.
بله، در بسیاری از موارد، واردکنندگان انجام ثبت سفارش کالا را به شرکتهای بازرگانی یا کارگزاران رسمی میسپارند. این کار بهویژه برای افرادی که تجربه کافی در کار با سامانه جامع تجارت ندارند، میتواند ریسک خطا را بهطور قابلتوجهی کاهش دهد.
شرکتهای بازرگانی با تسلط بر مقررات، مجوزها و تغییرات سامانهای، میتوانند فرآیند ثبت سفارش را سریعتر و دقیقتر انجام دهند. با این حال، مسئولیت صحت اطلاعات ارائهشده همچنان بر عهده صاحب کالا است.
نکته مهم: پیش از واگذاری ثبت سفارش کالا، از اعتبار، تجربه و شفافیت شرکت بازرگانی اطمینان حاصل کنید.
خیر، ثبت سفارش کالا صرفاً با داشتن کارت بازرگانی معتبر امکانپذیر است. بدون کارت بازرگانی، امکان ثبت درخواست در سامانه جامع تجارت وجود ندارد.
این شماره شناسه رسمی ثبت سفارش کالا است و در تمامی مراحل بعدی واردات، از تخصیص ارز تا ترخیص کالا از گمرک، استفاده میشود.
خیر، ثبت سفارش صرفاً یکی از مراحل واردات است و پس از آن باید فرآیندهای تأمین ارز، حمل، اظهار گمرکی و ترخیص انجام شود.
در برخی موارد و با شرایط خاص، امکان ویرایش یا اصلاح اطلاعات ثبت سفارش وجود دارد، اما این موضوع مستلزم بررسی و تأیید سامانه است.