پروفرما یا اینویس چیست؟

اینکه پروفرما اینویس چیست شاید برای شما ناشناخته و ناشناس باشد. اما واقعیت اینکه پروفرما اینویس چیست؟ چندان هم عجیب نیست!
وقت آن رسیده که توضیح دهیم پروفرما اینویس چیست؟ پروفرما اینویس نوعی سند است که برای خرید و فروش‌های داخلی و بین المللی توسط فروشنده تهیه میشود. برای اخذ مجوز صادرات باید به گمرک تحویل داده شود. فروشنده باید پروفرما را ممهور کند و بدین ترتیب صحت اطلاعات مندرج در پروفرما یا اینویس را تضمین نماید. پروفرما در مراحل ثبت سفارش کالا، ترخیص کالا از گمرک استفاده می شود.
به طور کلی درباره اینکه پروفرما یا اینویس چیست؟ باید گفت در واقع نوعی پیش فاکتور می‌باشد. ازاین نوع پیش فاکتور در معاملات مالی و برای دو مقصود به کار گرفته می‌شود:
الف- اطلاع از شرایط و وضعیت دقیق کالا
ب- اخذ مجوز مورد نظر از وزارت صمت

عناوین ذکر شده در پروفرما اینویس چیست؟

با توضیح اینکه پروفرما اینویس چیست؟ اکنون به عناوینی که در آن ذکر می شود می پردازیم. می‌توان گفت همه پروفرما یا اینویس ها ماهیت یکسانی دارند وعناوین ذکر شده در آنها یکسان است.
تنها داده هایی که مربوط به کالاهای می‌باشد؛ به عبارتی همان مشخصات کیفی و کمی کالاها مثل قیمت، نحوه بسته بندی، تاریخ تولید و انقضا، تعهدات طرفین معامله و حتی هزینه های مربوط به کرایه متغیر هستند. این اطلاعات توسط تامین کننده نوشته می شود و قابل تغییربه غیر است. در هر پروفرما مواردی مثل:
- کشور تولید کننده کالا
- طرز تسویه هزینه‌ها
- تعهدات طرفین معامله
- مشخصات مربوط به کالا از جمله ابعاد، وزن، رنگ، برند و…
- مبدا ارسال و مقصد تحویل کالا
موارد فوق شده درباره ی داده های متغیری که در پروفرما یا اینویس ذکر می شوند بود. حال به عناوین کلی پروفرما یا اینویس اشاره می کنیم.
۱- در قسمت سربرگ پروفرما یا اینویس مشخصات مربوط به شرکت فروشنده از جمله: نام تجاری و آرم شرکت، اطلاعات مربوط به آدرس شرکت، شماره تلفن و شماره فکس نوشته میشود.
۲- تاریخ مربوط به موعود انجام معامله که در سربرگ پروفرما یا اینویس نوشته می‌شود.
۳- مشخصات مربوط به شرکت خریدار از جمله شماره تلفن، آدرس، شماره فکس و نام شرکت. ۴- شماره فاکتور که همان شماره پروفرما مخصوص شرکت فروشنده است.
۵- قسمت مربوط به مشخصات کالا

شما می توانید تمامی هزینه ها مثل قیمت فروش محصول، هزینه حمل و نقل داخلی، هزینه حمل از اقیانوس، هزینه‌های گمرک و مالیات، و مستندات را ذکر نمایید. لازم به ذکر است که این هزینه ها قبل از صدور و در پروفرما قابل تغییر است اما بعد از صدور نهایی و در اینویس قابل تغییر به غیر نمی‌باشد و نهایی شده است.

دقت داشته باشید! در تکمیل پروفرما باید نوع ارز مورد نظر برای پرداخت و تسویه هزینه ها مشخص باشد. این مورد را اغلب فروشنده تعیین میکند، اما به تبع باید مورد پذیرش خریدار نیز باشد.

نکته مهم: پروفرما یا اینویس می‌تواند الزام آور باشد! به عبارت دیگر، پروفرما می توانید مثل یک قرارداد علیه شما استفاده شود. بنابراین باید به شرایطی که در آن ذکر می کنید توجه بسیار داشته باشید. و در قسمتی که نوت و یادداشت را مینویسید حتماً ذکر کنید که پروفرما در چه شرایطی وتا چه تاریخی برای شما اعتبار دارد تا کسی نتواند علیه شما از آن استفاده نماید.

فواید پروفرما یا اینویس چیست؟

۱- از مهمترین فواید پروفرما کاهش خطا ها می باشد.
۲- به عنوان نوعی قرارداد قانونی محسوب می‌شود و به صورت قانونی از آن استفاده می‌شود.
۳- به طور کامل و مفصل تمام اطلاعات را در خصوص معامله بیان می‌کند.
۴- موجبات پرداخت از طریق بانک‌ها ایجاد می نماید.
5- زمان معامله را کاهش میدهد.

فروشنده میبایست پروفرما یا اینویس را به گمرک کشور صادر کننده تحویل دهد و به تبع خریدار نیز باید پروفرما یا اینویس و سایر اسناد را به گمرک کشور وارد کننده تحویل دهد. با آگاهی ازاین مراحل به اهمیت پروفرما یااینویس پی می‌بریم.
در پروفرما باید مالیات بر ارزش افزود نوشته شود.مقدار مالیات بستگی به نوع معامله که داخلی است یا خارجی واگر خارجی باشد،بستگی به کشور مقصد دارد.

تفاوت بین پروفرما یا اینویس چیست؟

با وجود تمام شباهت هایی که برای توضیح اینکه پروفرما یا اینویس چیست؟ بیان کردیم، لازم است به تفاوت جزئی که بین این دو وجود دارد هم بپردازیم.

پیش فاکتور( proforma invoice )

پروفرما مشخصاتی از کالا، شرایط فروش آن و خدمات را در بر می‌گیرد. پروفرما به طور استاندارد شامل موارد زیل است:
(Number and date): شماره مربوط به پروفرما و تاریخ انجام معامله.
(... ,Description, part Nambe): در این قسمت شرح مشخصات مربوط به کالا نوشته می شود.
(Quantity, unit price, Tutal price, Vat): منظور از price همان قیمت است در قسمت unit price همان قیمتی که نوشته می‌شود. در قسمت Tutal price باید هزینه به طور کلی رح داده شود.Quantity هم به معنای کمیت یا همان مبلغ است.
(Term of delivery): به منظور مدت و شرایط مربوط به تفویض و تحویل کالا می باشد.
(Validity): تایید اعتبار قیمت
(Term off payment): شرایط و مدت تسویه و پرداخت هزینه ها.
(Manufacturer name and country of origin): در این قسمت باید کارخانه تولید کننده کالا و کشور مبدا کالا ذکر شود.
( Delivery time): باید تاریخ تفویض و تحویل ذکر شود.
(Affidavit): در این قسمت باید استشهاد نوشته شود. به معنای دیگر قسم نامه باید تالیف شود.

Invoice یا همان فاکتور

Invoice ازحیاتی‌ترین اسناد در معامله و فروش به حساب می آید. که پرداخت هزینه‌ها بر اساس آن صورت می گیرد. اینویس نوعی سند رسمی می باشد که به طور معمول در بخش حسابداری شرکت ثبت می شود. اطلاعات مندرج در اینویس و پروفرما تقریباً یکسان است.

خلاصه کلام

در این مطلب سعی کردیم به تفصیل درباره اینکه پروفرما یا اینویس چیست؟ توضیح دهیم.به طور خلاصه می توان اینگونه بیان کرد که، پروفرما همان پیش فاکتور است که برای معاملات تجاری داخلی یا بین المللی استفاده میشود. پروفرما توسط فروشند تهیه میشود و عناوین موجود در آن که شامل: مربوط به مشخصات کالا، هزینه های مربوطه،تاریخ واعتبار، مشخصات شرکت مبدا و کشور و شرکت مقصد و موارد دیگر است؛ توسط فروشنده تکمیل می شود و در پایان نیز وی باید پروفرما را مهر و امضا نماید. تفاوت پروفرما و اینویس در آن است که پروفرما نوعی پیش فاکتور است و قابل تغییر به غیر می باشد اما اینویس پیش فاکتور نهایی شده است که به آن فاکتور گویند. فاکتور برخلاف پیش فاکتور، قابلیت تغییر ندارد. شما می توانید جهت سهولت انجام امور مربوط به ثبت سفارش کالا، تنظیم پروفرما و سایر مراحل از ترخیص کاران شرکت طاها فیدار خلیج فارس کمک بگیرید.

مقالات مرتبط
قبض انبار گمرک چیست؟
اینکوترمز چیست